- Penggantian dapat dilakukan jika data fisik dan yuridis pada buku tanah serta sertipikat sesuai dengan yang ada dalam sistem elektronik.
- Jika tidak sesuai, Kepala Kantor Pertanahan akan melakukan validasi melalui data pemegang hak, fisik, dan yuridis.
- Penggantian menjadi sertipikat tanah elektronik atau Sertipikat-el menyertakan perubahan buku tanah, surat ukur, dan/atau gambar denah satuan rumah susun menjadi dokumen elektronik.
- Selanjutnya, penggantian Sertipikat-el dicatat pada buku tanah, surat ukur, dan/atau gambar denah satuan rumah susun.
- Kepala Kantor Pertanahan akan menarik sertipikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantor Pertanahan.
- Seluruh warkah akan mengalami alih media (scan) dan disimpan dalam pangkalan data.