Lebih lanjut, PT KAI menetapkan syarat dan ketentuan pembelian tiket dengan harga promo sebagai berikut:
- Satu orang maksimal membeli empat tiket
- Tiket promo Kereta Bandara YIA hanya dilayani go show tiga jam sebelum keberangkatan KA
- Pembelian tiket hanya bisa dibeli di loket stasiun lintas Yogyakarta - Bandara YIA
- Tiket tidak dapat dibatalkan atau diubah jadwal
- Tak berlaku diskon selain yang ditetapkan
- Kapasitas KA hanya boleh diisi 50 persen
- Bagasi gratis maksimal 20 kilogram
Calon penumpang dapat menikmati layanan KA Bandara YIA pada delapan kali jadwal keberangkatan dari Stasiun Tugu - Bandara YIA dan sebaliknya.